viernes, 8 de noviembre de 2013
jueves, 10 de octubre de 2013
ELEMENTOS E INSTRUMENTOS UTILIZADOS EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
En toda organización debe existir una adecuada disposición de los documentos que de ella se produce o recibe, para lo cual existen elementos importantes como:
CARPETAS: Son cubiertas fabricadas en diferentes
tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y
correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o institución,
pueden ser de tamaño carta u oficio.
· CARPETA DE AROS: Ideal para todo tipo de
documentos y más que permiten a los documentos conservarse muy bien.
CARPETA TIPO FÓLDER COLGANTE:
Las carpetas
colgantes son carpetas de plástico o de cartón,las cuales tienen unos pequeños
caños de acero inoxidable o de aluminio en su parte superior. Esto le permite
agregarle ganchos en su parte superior externa, a los lados, los cuales ayudan
a que la carpeta cuelgue. Los
armarios de carpetas colgantes tienen unas guías donde se colocan estos elementos, quedando así de los ganchos arriba
mencionados. Esto les permite estar abiertas hacia arriba cuando se abre el
armario y tener acceso a la información que se necesita.
CARPETA LEGAJADORA: Carpeta legajadora con aleta horizontal y
vertical para facilitar la identificación de los documentos, gancho legajador plástico o aluminio para mantener las hojas en
su lugar, tamaño carta u oficio y con una capacidad de hasta 200 hojas. 
FOLDER AZ: Tiene los
beneficios de un archivador de alto volumen, de permanente consulta.
FOLDER TIPO ACORDEÓN:
con
varias divisiones, lo cual por lo general están clasificados en orden
alfabético. El uso actual de este sistema, es para el archivo personal. Los
cobradores o funcionarios que deben llevar recibos, facturas o documentos con
fines de cobro o distribución.
PORTA-REVISTAS: Para organizar
revistas, libros de cocina, folletos, catálogos, cuadernos, etc. Elaborado en
material resistente para mayor duración.
GUÍAS: Es una carpeta gruesa de forma rectangular con una pestaña
que sirve para separar. Tienen como objeto facilitar la localización de las carpetas en
las gavetas o archivadores donde se encuentra la información necesaria.
INDICES: Listados con
referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de
archivo.
MARBETES: Son etiquetas que se adhieren a
los materiales, carpetas para indicar el
contenido de lo que ha quedado archivado.
RÓTULO: Título que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
GANCHOS: Son piezas metálicas o plásticas que sirven para
sujetar los documentos dentro de las carpetas.
BANDEJA DE ESCRITORIO: Es un equipo que se coloca sobre el
escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida o pendiente por
archivar.
ELEMENTOS
COSEDORA: Es un
utensilio que se emplea para unir hojas de papel.
PERFORADORA: Accesorio de oficina habitual que se emplea para
practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el
propósito de unir las hojas con anillas.
SACA-GANCHOS:
Utensilio
que se emplea para extraer las grapas que sujetan los folios de papel, evitando el
posible daño en uñas o dedos. Se trata de una
simple pinza que permite, con sus bordes curvados, sacar las grapas
introducidas en el papel.
ACTIVIDAD
Elabora un resumen con sus respectivos dibujos de los elementos e implementos usados en la oficina en el proceso de archivo.
MUEBLES E IMPLEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVADORES
Son muebles metálicos o de madera especialmente diseñados para organización de archivos dentro de una organización.
Pueden ser:
ARCHIVADORES HORIZONTALES: Son muebles que constan
de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser
abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables.
ARCHIVADORES VERTICALES: Son muebles que
constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas
carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material
archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas se colocan
una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba donde se
escribe la identificación de lo que allí se conserva.
ARCHIVADORES LATERALES: Los documentos
se archivan uno al lado de otro como los libros de estantería en una
biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas donde se
colocan permanentemente.
FICHERO: Es un mueble con información clasificada y almacenada de diversas formas para su
conservación y fácil acceso en cualquier momento, estas carpetas son marcadas con fichas o
tarjetas.
EQUIPO DE CÓMPUTO: Es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor,
un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de
procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y
procesos.
DISCOS DUROS: Es un disco magnético que se
encuentran en el CPU de la computadora, en él se encuentran almacenados los
principales programas y archivos de una computadora.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO: Son los medios en los
cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora, pueden
ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos CD.
ACTIVIDAD
Después de haber leído con atención, elabora un crucigrama donde menciones los muebles e implementos que se utilizan en la organización de archivos.
HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
OBSERVA Y ESCUCHA CON ATENCIÓN EL SIGUIENTE VIDEO:
A partir de la información que obtuviste del video anterior, elabora un resumen y cinco preguntas bien estructuradas las cuales entregarás a un compañero. Las preguntas deben ser complejas, es decir, que las respuestas no sean tan obvias.
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